Beispiel: Seit dem Bau 1994 haben sich zum Ahornweg 11–15 in Regensburg 471 Dokumente angesammelt. Ein Agent liest sie, ordnet sie in ein Wiki ein und hält es mit jedem neuen Dokument aktuell. Ihre Fragen beantwortet das Wiki mit Quellen.
So entsteht das Wiki
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Bestand
Mietverträge, Protokolle, Angebote, Rechnungen, Gutachten, Pläne und viele E-Mails liegen verteilt in Ordnern, Postfächern und auf Laufwerken.
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Lesen und einordnen
Der Agent liest jedes Dokument und trägt das Wichtige in sechs Wiki-Seiten ein. Es gibt zum Beispiel eine Seite für die Mietverträge, eine für die Heizung und eine für Dach und Fassade. Zu jeder Angabe notiert er, aus welchem Dokument sie stammt.
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Entscheidungen festhalten
Die Seite „Heizung“ zeigt, was heute gilt, und darunter jede Entscheidung mit Datum, Begründung und Quelle. So lässt sich auch Jahre später nachvollziehen, warum der Austausch 2021 verschoben wurde.
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Laufend aktuell
Am 28.09.2026 kommt der neue Wartungsbericht. Der Agent trägt das Wartungsdatum und die gemessene Jahresarbeitszahl sofort ein und markiert die Änderung. Die Empfehlung, eine Pumpe zu tauschen, legt er Ihnen zur Freigabe vor, denn darüber entscheiden Sie.
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Fragen
Sie stellen Ihre Frage in normaler Sprache und bekommen eine Antwort mit Quellen. Fehlt etwas in den Unterlagen, benennt der Agent die Lücke, statt zu raten.
Beispiel
Beispiel
Beispiel
Wiki für den Ahornweg 11–15, Regensburg
Beispiel: Wiki-Seite Heizung
Objekt
36 Wohnungen in 3 Häusern
Quellen dieser Seite
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Aktualisiert
28.09.2026
Kurzfassung
Die drei Häuser werden aus einer gemeinsamen Heizzentrale im Untergeschoss von Haus 13 versorgt. Seit Oktober 2024 arbeitet dort eine Luft-Wasser-Wärmepumpe, und ein Gas-Brennwertkessel übernimmt nur noch die Spitzenlast an sehr kalten Tagen.
Stand heute
Anlage
Luft-Wasser-Wärmepumpe mit Gas-Brennwertkessel für die SpitzenlastAbnahmeprotokoll 17.10.2024
Heizzentrale
Untergeschoss Haus 13, versorgt die Häuser 11, 13 und 15Anlagenbeschreibung Heizung, 1994
Wartung
einmal im Jahr, Vertrag bis 31.12.2027Wartungsvertrag Heizung, § 2
Letzte Wartung
28.09.2026, ohne Mängel an der Wärmepumpeaktualisiert am 28.09.2026, vorher: 24.09.2025Wartungsbericht 28.09.2026
Jahresarbeitszahl
3,1 im ersten vollen Betriebsjahr (Oktober 2025 bis September 2026)aktualisiert am 28.09.2026, vorher: noch nicht gemessenWartungsbericht 28.09.2026
Entscheidungen
Oktober 2012
Kessel überholt statt ersetzt
Brenner und Regelung wurden erneuert. Der Kessel war erst 18 Jahre alt, und die Abgaswerte lagen im zulässigen Bereich.
Rechnung Kesselüberholung, Oktober 2012 · Messprotokoll Schornsteinfeger, November 2012
14.09.2021
Austausch auf 2024 verschoben
Die Anlage war erst 2012 überholt worden, das günstigste Angebot lag bei 186.000 €, und für 2022 waren neue Förderbedingungen für Wärmepumpen angekündigt. Die Entscheidung sollte 2023 noch einmal geprüft werden.
Besprechungsprotokoll 14.09.2021, S. 2 · Angebot Heizungsbau, Mai 2021
20.06.2023
Geprüft und bestätigt: Austausch im Sommer 2024
Die Förderbedingungen standen fest, und die Anlage brauchte immer häufiger Reparaturen. Der Austausch wurde für Sommer 2024 beschlossen.
Aktennotiz Heizung, 2023
12.03.2024
Wärmepumpe beauftragt
Auftrag über 212.400 € brutto für eine Luft-Wasser-Wärmepumpe mit Gaskessel für die Spitzenlast. Abnahme am 17.10.2024.
Der Wartungsbericht empfiehlt den Tausch innerhalb der nächsten zwölf Monate. Ein Angebot liegt noch nicht vor.
Wartungsbericht 28.09.2026
Beispiel
Fragen an das Wiki
Beispiel: Fragen zum Ahornweg 11–15
Frage
Warum haben wir 2021 die Heizung im Ahornweg 11–15 nicht erneuert?
Antwort
Sie haben den Austausch am 14.09.2021 auf 2024 verschoben. Die Anlage war erst 2012 überholt worden, das günstigste Angebot lag bei 186.000 €, und für 2022 waren neue Förderbedingungen für Wärmepumpen angekündigt. 2023 wurde die Entscheidung wie geplant geprüft und der Austausch für Sommer 2024 beschlossen.
Quellen
Besprechungsprotokoll 14.09.2021, S. 2
Angebot Heizungsbau, Mai 2021
Aktennotiz Heizung, 2023
Frage
Welche Wohnungen im Ahornweg 11–15 haben eine Indexmiete?
Antwort
In neun der 36 Wohnungen ist eine Indexmiete vereinbart: Whg. 03, 05, 11, 14, 16, 24, 30, 33 und 35. Alle neun Verträge wurden seit 2019 geschlossen. In den älteren Verträgen ist keine Indexmiete vereinbart.
Quellen
Mietverträge der neun Wohnungen, jeweils § 4
Mieterliste, Stand 30.09.2026
Frage
Warum steht Wohnung 19 leer?
Antwort
Die Mietpartei ist nach einem Aufhebungsvertrag zum 15.09.2026 ausgezogen, und die Wohnung ist seit dem 16.09.2026 frei. Bis Ende Oktober werden Wände und Böden erneuert, danach soll die Wohnung mit 94 m² zum 01.11.2026 neu vermietet werden.
Quellen
Aufhebungsvertrag Whg. 19 vom 12.06.2026
Auftrag Malerarbeiten Whg. 19, 22.09.2026
Mieterliste, Stand 30.09.2026
Frage
Was hat der Heizungstausch 2024 am Ende gekostet?
Antwort
Das geht aus den Unterlagen nicht hervor, weil die Schlussrechnung fehlt. Vorhanden sind der Auftrag über 212.400 € brutto und zwei Abschlagsrechnungen über zusammen 148.680 €. Die Schlussrechnung sollte beim Heizungsbauer angefordert werden.
Quellen
Schlussrechnung fehlt
Auftrag Heizungstausch, 12.03.2024
1. Abschlagsrechnung, Juli 2024
2. Abschlagsrechnung, Oktober 2024
Wo liegt bei Ihnen das Wissen über Ihre Objekte?
Im Erstgespräch klären wir gemeinsam, für welche Objekte sich ein Wiki lohnt und welche Unterlagen der Agent lesen soll.